朝陽新聞

電算中心 李華蓉

　　憑藉著殘缺的記憶，埋首在一本本厚重卷宗，揮汗尋找過往某一段史料，這是大部份工作者都有的共同經驗，不僅耗時費力，且造成工作中斷，再者，經歷一波波人事異動後，單憑歷史資料之記載，也未必能完整呈現事件之原貌，對業務執行之流暢度而言實是一大阻礙。其實，巧妙應用資訊科技，將工作日誌電子化，這些惱人的事件都將隨風而逝，業務追蹤系統(Mantis)即是因應此辦公業務需求孕育而生。
　　「業務追蹤系統」顧名思義即在協助業務承辦人員進行特定業務之流程進度，或溯往紀錄之掌握與查詢，這是一套自由軟體，經電算中心專業人員依本校行政流程，逐步修改而成，由於兼具需求申請功能，我們將之稱為「許願池」，「許願池」自民國95年9月正式於電算中心內部上線運作至今，對業務資訊保存及進度掌控提供相當大之助益，目前已全面開放予本校各單位使用，並將於近日進行教育訓練課程。
　　基本上，「許願池」之功能可概括分為「業務需求申請」、「工作日誌記載」、「進度與史料查詢」等三大類，需求單位可透過系統「回報問題」即時傳遞需求，並藉由「檢視問題」隨時查詢需求執行情況及其進度。舉例來說，需求單位教務處課務組因成績報表需增加統計欄位，進許願池之「回報問題」進行登錄，此時系統已明確紀錄需求申請單位(人)、申請時間、申請內容及指定之電算中心承辦組別，並隨即將該項需求傳送至電算中心軟體組組長，組長再依需求內容分送予組員，組員於業務執行過程中，上線詳細記載各項業務執行過程、參考檔案、處理工時，甚至遇到之阻礙或問題等相關資料，倘若此需求案與其他需求案有關聯性，還可設定問題的複製、搬移及連結，電算中心主任則可透過系統控管每一項業務之進度與細節，全盤掌握單位業務之進行。
　　明瞭「許願池」自需求申請至業務承辦再到主管稽核之縱向流程與功能後，接下來談談「許願池」的橫向功能。延續前例，課務組在提出需求申請後，即可隨時進入系統，查詢進度及相關資料，即使因為工作忙碌忘了追蹤，系統也會在該需求案有任何新增問題筆記或異動時，即刻以電子郵件通知回報人員，免除時間、地點及承辦人員無法接聽電話等困擾；如果此一需求案另需其他同仁協助處理，業務承辦同仁則可將所有需參與業務之同仁納入使用者清單內，並利用「電子郵件提醒功能」啟動系統監控，如此，橫向之溝通及訊息傳遞將更為即時而無礙；另針對重大需求申請或計畫案，承辦人員及主管還可將之設定為監控項目，隨時監控不致造成業務延宕。
　　「許願池」對需求單位及承辦單位提供了縝密而即時的電子化服務，詳盡的業務執行紀錄也相對提供了單位主管稽核及人力配置最佳的參酌資訊，藉由系統資料之呈現，主管更能進一步掌握每位同仁的工作負荷量是否平均、案件處理流程及速度是否適當，亦或需求單位提出之需求內容是否合宜。除此之外，為使需求單位快速填報，本中心也增設了片語管理功能，提供使用者自行設定常用片語，有效縮短資料輸入時間。
　　電算中心一向戮力於推廣自由軟體，「許願池」的建置，是本中心將之運用於本校校園行政的首例，目前回報之業務範疇係以電算中心為主，未來將進一步擴展至全校各單位，以有效提昇工作之便利性；秉持對自由軟體之推廣與運用，本中心仍將持續相關之研發，期能有效降低學校經費支出，並同時提昇校園電子化服務。

許願池